Prazos de guarda de documentos

Competência Federal
I - Trabalhista e Previdenciário
Documento Tempo de guarda Início da contagem
Acordo de compensação de horas 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho
Acordo de prorrogação de horas 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho
Atestado de Saúde Ocupacional Tempo de validade
CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 36 meses Primeiro dia do exercício seguinte
Carta com Pedido de Demissão 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho
CAT - Comunicação de Acidente do Trabalho 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - livros de atas Indeterminado
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - processo eleitoral 5 anos Próximo processo eleitoral
COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) 5 anos Data do recolhimento
Comprovante de entrega da GSP (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Comunicação do Aviso Prévio 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho
Contrato de trabalho Indeterminado
DARF´s – PIS (Programa de Integração Social) 10 anos Data do recolhimento
Depósitos do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Documentos das entidades isentas de contribuição previdenciária (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício etc.)
Livro Diário 10 anos
permanente Primeiro dia do exercício seguinte
Ficha de Acidente do Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual 03 anos Primeiro dia do exercício seguinte
FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social 10 anos Data do recolhimento
Folha de pagamento 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
GPS (Guia da Previdência Social) - original 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
GRE– Guia de Recolhimento do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
GRFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Histórico clínico 20 anos Data da extinção do contrato de trabalho
Informações prestadas ao INSS 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias
2. Livro Diário
2. Livro Razão permanente
10 anos
Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Livro "Registro de Segurança" Existência do equipamento
Livro de Inspeção do Trabalho Indeterminado
Livros ou fichas de Registro de Empregados Indeterminado
Livros, cartão ou fichas de ponto 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho
Mapa de avaliação dos acidentes do trabalho (SESMT) 5 anos Data do comprovante de entrega
PIS-Programa de Integração Social – PASEP – Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público 10 anos Data do recolhimento
RAIS - Relação Anual de Informações Sociais 10 anos Data da entrega
RE - Relação de Empregados do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação Indeterminado
Recibo de entrega do vale-transporte 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho
Recibos de pagamentos de férias 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Recibos de pagamentos de salários 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Recibos de pagamentos do 13º salário 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual Indeterminado
Registros PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) 20 anos Planejamento anual seguinte
Salário-educação – documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Salário-família – documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa 5 anos Data da extinção do contrato de trabalho
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

Competência Federal
II - Comercial e Fiscal
Documento Tempo de guarda Início da contagem
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc) 5 anos Data da emissão de seu parecer
Compensação mercantil 20 anos
Comprovantes da Escrituração (Notas Ficais e recibos) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Comprovantes de deduções do Imposto de Renda (despesas e receitas de projetos culturais, obras audiovisuais etc.) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Contrato de Seguros – informação de valores 20 anos Término da vigência
Contratos de seguros de bens – documentos originais 5 anos Término da vigência ou prazo prescricional, o que for maior
Contratos de seguros de pessoas – documentos originais 20 anos Término da vigência
Contratos Previdenciários Privados 20 anos Término da vigência
DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte
DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte
DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte 5 anos Data da entrega à SRF
Extinção das debêntures 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração 5 anos Ocorrência do fato gerador, do primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial
2. Livro Diário
2. Livro Razão 5 anos
permanente
10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Novação mercantil 20 anos
Pagamentos mercantis 20 anos
S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo 8 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Títulos de capitalização - documentos originais 20 anos Término da vigência ou do resgate, o que for maior
Títulos de capitalização – informação de valores 20 anos Término da vigência
Competência Estadual
III - Fiscal
Documento Tempo de guarda Início da Contagem
Bilhete de Passagem Aquaviário
Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem
Bilhete de Passagem Ferroviário
Bilhete de Passagem Rodoviário
Conhecimento aéreo
Conhecimento de Transporte Aquático de Cargas
Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas
Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas
Cupom Fiscal emitido por ECF
Despacho de Transporte
Manifesto de Carga
Nota Fiscal de Serviço de Comunicação
Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações
Nota Fiscal de Serviço de Transporte
Nota Fiscal de Venda a Consumidor
Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A
Nota Fiscal/Conta de energia elétrica
Ordem de Coleta de Cargas
Resumo de Movimento Diário







5 anos







Primeiro dia do exercício seguinte
Carnê de recolhimento - ME e EPP anterior regime de estimativa 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Livro de Registro de Entradas
Livro de Registro de Saídas
Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque
Livro de Registro do Selo Especial de Controle
Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais
Livro de Registro de Utilização de Docs Fiscais e Termos de Ocorrências
Livro de Registro de Inventário
Livro de Registro de Apuração do IPI
Livro de Registro de Apuração do ICMS
Livro de Movimento de Combustíveis,



5 anos


Primeiro dia do exercício seguinte
Competência Municipal
IV - Fiscal
Documento Tempo de guarda Início da contagem
Documentos em geral
2. Nota Fiscal de Serviço
2. Nota Fiscal –Fatura de Serviço 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados
Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros
Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas
Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências
Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais
5 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Escritórios Contábeis

DOCUMENTOS ou ARQUIVOS PRAZO MÍNIMO DE GUARDA
Arquivos SPED: ECD/EFD/NFe 06 anos
DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL) 05 anos
Declarações DIPJ/DIPI/DIF/DITR/DIMOB/PER-DCOMP 06 anos
DIRF 05 anos
Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) 20 anos
Extratos Bancários 06 anos
Folha de Pagamento 35 anos
Folha de Ponto 05 anos
Formulário CAGED 10 anos
GFIP (FGTS - RE / GR) 35 anos
GPS 05 anos
GR Contribuição Sindical / Assistencial 05 anos
Holerites / Recibos de Pagamentos 05 anos
Laudo PPRA 20 anos
Livro de Inspeção do Trabalho Permanente
Livro Diário 06 anos
Livro Razão 06 anos
Livros de Entradas e Saídas 05 anos após o último lançamento
Livro Registro de Inventário 06 anos após o último lançamento
Livros: Apuração do ISS e ICMS 05 anos após o último lançamento
Livros de Atas de Assembleia Permanente
Notas Fiscais e Cupons Fiscais 05 anos
Orçamentos / Contratos de Obras Até o final da garantia
Processos Trabalhistas Permanente
Prontuários de Funcionários Permanente
RAIS Indeterminado
Recibo de Vale Refeição 06 anos
Recibo de Vale Transporte 06 anos

Nota (1): Após a depreciação contar mais 5 anos para a guarda.
Nota (2): Nosso escritório disponibiliza o serviço de guarda de documentos a partir de R$ 500,00 por ano por volume.